Sediu social pentru firmă – Tot ce trebuie să știi

Să stabilești un sediu social pentru firmă nu este chiar atât de ușor cum ar putea părea. Și asta pentru există anumite reguli ce trebuie respectate. Or, acesta este un element vital pentru înființarea și existența unei firme.

Așa cum nicio persoană fizică nu se poate identifica fără o adresă de domiciliu, la fel nicio persoană juridică nu poate funcționa fără ceea ce se numește sediu social pentru firmă. Acesta este obligatoriu prin lege și fundamental, fiind prezent în Actul Constitutiv al firmei. Sediul social este menționat pe toate facturile emise, precum și în contracte, dar și locul de destinație pentru corespondența oficială. Mai mult decât atât, în cazul unui proces, instanța de competență se stabilește în funcție de adresa sediului. Controalele din partea autorităților se fac la această adresă, în funcție de care se stabilește și naționalitatea firmei. Înregistrarea unei firme precum și orice modificare survenită pe parcurs se fac la Registrul Comerțului de pe lângă tribunalul corespunzător sediului social.

Unde și cum se stabilește sediul social pentru firmă

De cele mai multe ori, cei care doresc să-și înființeze o firmă aleg ca sediu social propria locuință, fiind varianta cea mai la îndemână. Din punct de vedere legal, sediul social pentru firmă se poate stabili fie la birou, fie la domiciliul unuia dintre asociați ori administratori, fie în alt loc, în baza unui contract de comodat ori de închiriere. În caz de necesitate, sediul social poate funcționa timp de maximum un an la avocat, după care este obligatoriu a se schimba.

La înfiintarea societății sau la schimbarea sediului, dosarul trebuie să conțină și o copie a actului de proprietate pentru spațiul dorit ca sediu, pe lângă contractul de închiriere. Important de știut este faptul că, în același imobil, pot funcționa mai multe sedii sociale. La data expirării sediului, acesta trebuie fie prelungit la aceeași adresă sau schimbat la o adresă diferită. Dacă durata de ființare a expirat și nu a fost prelungită prin act adițional  sau nu s-a schimbat adresa sediului, firma poate fi declarată inactivă de către ANAF. Iar acest fapt aduce o serie de consecințe negative, cum ar fi înscrierea faptelor în cazierul fiscal al reprezentanților legali ai societății, imposibilitatea deducerii cheltuielilor pe firmă și chiar dizolvarea societății.

Bine de știut este că înființarea unui sediu social cu activitate în propria locuință presupune și plata unui impozit mai mare pentru un imobil cu destinație mixtă, precum și acordul vecinilor. În plus, firmele cu sediul social într-un apartament, în funcție de obiectul de activitate, sunt obligate să mai plătească taxa pentru serviciile de reclamă și publicitate, taxa pentru afișaj în scop de reclamă și publicitate, impozit pe spectacole, alte taxe locale.

Acte necesare

Înainte de a stabili sediul social, trebuie să ai în vedere costurile pe care le presupune, durata disponibilă a spațiului, precum și accesibilitatea pentru primirea la timp a corespeondenței oficiale. Pentru a stabili sediul social ai nevoie de următoare:

-documentul care dovedește dreptul de folosire a spațiului; în funcție de spațiul ales, care poate fi: contract de închiriere, contract de comodat (este necesar atât în cazul unui spațiu dat în folosință gratuită de către proprietari, cât și în cazul în care spațiul este proprietate personală), contract de vânzare-cumpărare, contract de leasing imobiliar, certificat de moștenitor, în cazul imobilelor moștenite, contract de asistență juridică pentru găzduire (pentru sediu social stabilit la cabinetul unui avocat)

-declarația-tip pe propria răspundere semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că persoana juridică nu desfăşoară la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani.

-Dacă sediul va fi la cabinetul unui avocat, este nevoie și de decizia baroului pentru avocatul respectiv.

Potrivit modificărilor aduse Legii societăților prin adoptarea Legii 102/2020, în cazul în care sediul social este stabilit într-un apartament, acordul vecinilor și al asociației de proprietari nu mai este necesar decât atunci când se desfășoară activitate sau activități proprii de birou/secretariat la sediul social. Contractul de comodat/închiriere se stabilește între persoana care acordă dreptul de folosință și firmă, în baza rezervării denumirii societății la ONRC. Și este valabil chiar dacă tu ești proprietarul spațiului unde firma va avea sediul, caz în care contractul se va încheia între persoana fizică, tu, și firma pe care o deții. Spațiul necesar se poate închiria fie de la o persoană fizică, fie de la o altă firmă, proprietară a spațiului, care are dreptul de a-l închiria.

Cât durează și cum se schimbă

Durata de funcționare a sediului social poate fi limitată sau nedeterminată, în funcție de spațiu. Astfel, pentru spațiile proprietate personală sau primite cu drept de folosință gratuită se poate încheia un contract de comodat pe o perioadă limitată, În cazul spațiului închiriat, contractul de închiriere nu poate depăși 49 ani. Când sediul este stabilit la un cabinet de avocat, contractul de asistență juridică pentru găzduire nu poate depăși un an.

Ce se întâmplă, însă, când expiră sediul social? Ei bine, este foarte important ca data să fie prelungită în timp util. Altminteri, ANAF va emite o decizie prin care declară societatea inactivă și înscrie fapta în cazierul fiscal al tuturor administratorilor. Or, cu un cazier fiscal, nu se mai poate obține calitatea de asociat sau administrator în altă firmă. Fără un sediu valabil, ONRC poate solicita dizolvarea firmei. Dar sediul se poate modifica în orice moment, dacă se dorește mutarea societății, fie într-o altă locaţie decât cea iniţială în cadrul aceleiași localităţi, fie în altă localitate în cadrul aceluiaşi judeţ, fie în alt judeţ. De reținut însă că mutarea unei firme în alt judeţ va atrage nu doar schimbarea sediului social, ci şi a numărului de înregistrare la Registrul Comerţului.